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Comment concilier événementiel et digital?

La crise sanitaire que nous traversons entrave les échanges nécessaires que permettaient les congrès, les conventions et les séminaires d’entreprise.
Aujourd’hui, les risques de voir son séminaire ou une soirée client annulés sont de plus en plus grands que cela soit à Paris ou partout en France. Afin de résoudre ces problèmes, le monde de l’événementiel s’est adapté et offre une alternative via le digital pour proposer l’organisation d’événements d’entreprise en ligne.

Qu’est ce qu’un évènement digital?

Un événement digital est organisé en une ou plusieurs sessions en ligne, composé de plusieurs salles, et ce sur une interface numérique. Ensuite, selon le type d’événement, la cible et les objectifs, l’événement digital s’adapte et met à disposition d’autres outils digitaux. Notons que les formats possibles sont divers : conférence, salon, foire, congrès, séminaire, lancement de produit, événement marquant…

Organiser un séminaire ou une soirée client a toujours un but, un objectif précis, un intérêt pour une entreprise. Que cela soit pour souder les équipes, travailler sur une nouvelle stratégie, présenter un nouveau produit à des prospects, les évènements sont incontournables dans la vie d’une société. En ce sens, se tourner vers un événement digitalisé est donc une solution pour atteindre des objectifs et maintenir le lien avec ses clients et son équipe.

Que cela soit pour des salons professionnels ou un séminaire d’entreprise il est possible aujourd’hui de réaliser n’importe quel type d’événements online. Un nombre important de technologies et de solutions permettent aujourd’hui de pouvoir rassembler des personnes provenant du monde entier sans limitation géographique ou de nombre répondant ainsi aux problématiques de distanciation sociale et de transport.

Les séminaires étant des évènements n’ayant lieu qu’une fois par an, il faut marquer les esprits et cela est d’autant plus vrai avec des évènements virtuels.

Quelles sont les avantages à opter pour la digitalisation de l’évènementiel?

Les avantages sont nombreux et non négligeables pour le client comme pour l’organisateur. Au-delà de l’aspect pratique, il faut comprendre que la digitalisation de l’événementiel n’est pas une fin en soi mais l’occasion de se réinventer et d’exploiter de nouveaux formats qui pourront diversifier une offre.La temporalité de l’événement n’existe plus. L’événement vit en dehors de son déroulement : il vit en ligne avant, pendant et après. 

Organiser un événement digital permet de réduire les coûts. En effet, l’empreinte carbone de l’événement est basse. Les déplacements, les impressions de document, l’électricité, autant de facteurs qui n’entrent pas en compte lors d’un événement digital et qui participent par la même occasion à protéger l’environnement.L’événement est plus accessible. Les participants peuvent assister à l’événement n’importe où (et parfois n’importe quand). Les barrières géographiques n’existent plus et vous vous  libérez donc de certaines contraintes matérielles et monétaires.

Enfin on arrive à l’avantage ultime… le gain de temps et d’argent. On gagne du temps d’organisation car il n’y a plus de gestion de prestataire, ni de gestion de logistique et plus besoin de louer une salle ou encore de faire appel à un traiteur !  Puis, la partie budgétaire est allégée car les frais occasionnés par la logistique, les déplacements des participants ou même le logement quand il en est question n’existent plus.

Ces avantages naissent de la différence entre un événement présentiel et un événement digital. Alors, pas mal ? Et ce n’est pas fini. C’est là qu’on peut créer la différence. Un événement digital peut offrir une expérience utilisateur inédite!

Quelles sont les nouvelles tendances d’évènements digitaux?

Les dernières innovations et tendances digitales en tout genre laissent toujours beaucoup de place à la réalité virtuelle (VR) et à la réalité augmentée (RA).Aujourd’hui, la VR et la RA peuvent vous permettre d’offrir une expérience sensorielle unique à vos invités, vos prospects ou encore vos collaborateurs !

Pour les animations de soirées, certaines technologies à base de RA peuvent réunir les invités autour d’une activité ludique, fun et rapide à utiliser.Par exemple, il peut s’agir de jouer avec un objet virtuel dans le décor réel de la pièce, un masque ou une modification physique prononcée du visage entièrement numérique.Toujours pour ces types d’animations, mais aussi pour les teams building, la VR peut sublimer les moments forts de vos événements et faire expérimenter des jeux et des décors en immersion totale ! 

Activité centrale de tout évènement d’entreprise et encore plus lorsque les équipes sont à distance, il est nécessaire de créer du lien et de la cohésion au sein d’une équipe. Le team building a donc toute sa place dans un événement digital. Pour un team building par exemple, il est possible d’organiser certaines activités via un simple ordinateurAvez-vous déjà entendu parler des chasses au trésor numérique ? Comme dans sa version classique, le but est d’aller d’indices en indices pour trouver un trésor.  Il est possible d’organiser une chasse au trésor grâce à Google Maps. Pour cela, les participants vont devoir trouver des coordonnées géographiques. Cela a été organisé pour la sortie de la dernière saison de Game of Thrones en 2019. Google Maps a d’ailleurs lancé sa propre chasse au trésor et ce dernier n’a pas encore été trouvé !Il est aussi possible d’organiser des quizz online, des challenges culinaires, des escape games ou encore de plonger votre équipe dans un univers qu’ils connaissent comme un jeu de société mais en virtuel. L’objectif du team building est de créer du lien et de le maintenir, mais cela dans un contexte généralement ludique.

Enfin, dans un registre beaucoup plus axé sur la communication 3.0, la VR impressionne lorsqu’elle s’additionne d’une vidéo personnalisée à 360°!Ce genre d’animation est peut-être même l’une des plus originales en matière de dernières tendances digitales événementielles.Avec cette technologie, toutes les grandes annonces en plénière, ou lors d’un rassemblement public quelconque, deviennent des événements qui impactent et restent gravés dans les mémoires.

Pour résumer, les tendances digitales événementielles ne cessent d’aller vers des animations performantes, impressionnantes et connectantes.Lorsque l’on commence à se poser la question d’un futur événement d’entreprise, il est parfois plus difficile à choisir son contenu qu’à mettre en place son organisation en des termes purement logistique.

En conclusion

Aujourd’hui il existe un nombre important de solutions pour réaliser des évènements digitaux. Garder du lien ou rassembler son équipe sont des éléments indispensables dans le contexte actuel où le télétravail et la distance physique sont légion.

Le divertissement est l’élément clé dans l’événementiel car il permet d’animer le message. Être créatif semble être la seule solution pour surprendre et capter l’attention des spectateurs. 

Le digital redynamise la créativité grâce à de nouvelles techniques plus innovantes, plus modernes et qui peuvent plus facilement attirer l’attention. Il ne faut pas oublier que l’événementiel, c’est surtout faire parler de soi sans lésiner sur les moyens ou supports.

#ladigitalisationdelévènementiel

 

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Martin Solonick

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